Pengawasan (controlling) adalah suatu tindakan atau proses kegiatan dengan tujuan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kegagalan, dan kesalahan untuk selanjutnya dilakukan suatu perbaikan dan pencegahan supaya tidak terulangnya kesalahan yang sama, serta menjaga supaya pelaksanaan sesuai dengan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.
Meskipun perencanaan sebaik apapun, tetap membutuhkan controlling. Oleh karena itu hubungan perencanaan dengan pengawasan ini sangatlah erat.
Koontz dan C. O’Donnell menjelaskan bahwa antara pengawasan dan juga perencanaan ini diibaratkan seperti 2 sisi mata uang yang sama.
Jika controlling ini tidak diaplikasikan, kemungkinan berbagai kesalahan akan terus terjadi dan semakin banyak.
Apabila hal tersebut terus dibiarkan maka akan menyebabkan masalah menjadi besar dan sulit untuk ditangani.
Dengan begitu tidak hanya tujuan saja yang tidak bisa tercapai, tapi juga bisa menyebabkan kerugian yang cukup besar.
Oleh karena itu dengan kata lain bahwa pengertian pengawasan adalah keseluruhan dari berbagai kegiatan untuk menjamin atau mengusahakan supaya semua pelaksanaan bisa berjalan dan berhasil sesuai dengan rencana yang sudah dibuat, diputuskan dan dikomandokan.
Sehingga dalam bentuk organisasi apapun, controlling ini selalu dibutuhkan. Karena controlling itu sendiri memiliki sasaran yaitu untuk melakukan pencegahan dan/atau perbaikan terhadap ketidaksesuaian atau berbagai perbedaan, kesalahan, dan kelemahan dari pengaplikasian/pelaksanaan tugas dan wewenang.
Tujuan dari pengawasan itu sendiri adalah untuk membuat setiap kegiatan manajemen menjadi lebih dinamis dan berhasil secara efektif dan efisien.
Pengertian Pengawasan Menurut Para Ahli
Supaya lebih memahami pengertian pengawasan, maka kita bisa merujuk pada beberapa pendapat yang dijelaskan oleh para ahli berikut ini:
1. Henry Fayol
“Henry Fayol menjelaskan bahwa pengertian pengawasan adalah suatu proses pengujian dengan tujuan untuk mengetahui apakah segala sesuatu dilakukan sesuai dengan perencanaan dan sesuai dengan perintah serta aturan yang ada.
Menurutnya pengawasan mempunyai tujuan untuk mengetahui berbagai kekurangan dan penyimpangan apa saja yang harus segera diperbaiki dan mencegah terjadinya kesalahan yang sama di-kemudian hari.”
2. George R. Terry
“George R. Terry menjelaskan bahwa pengertian pengawasan adalah upaya untuk menentukan hasil yang sudah diraih, mengevaluasi, dan menjamin supaya hasil tersebut bisa sesuai dengan apa yang sudah direncanakan.”
3. Manullang
“Manullang menjelaskan bahwa pengertian pengawasan adalah suatu proses penentuan tugas dan juga tanggungjawab yang sudah dilaksanakan, melakukan penilaian, dan juga melakukan suatu tindakan korektif jika dibutuhkan.
Tindakan korektif tersebut dengan tujuan supaya pelaksanaan yang sudah dilaksanakan sesuai dengan perencanaan.”
4. Winardi
“Winardi menjelaskan bahwa pengertian pengawasan adalah seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak manajer dengan tujuan untuk memastikan bahwa hasil sesungguhnya sesuai dengan apa yang sudah direncanakan.”
5. Basu Swasta
“Basu Swasta menjelaskan bahwa pengertian pengawasan adalah fungsi penjamin bahwa semua kegiatan akan memberikan hasil yang sesuai dengan apa yang diinginkan/diharapkan.”
6. Sondang P. Siagian
“Sondang P. Siagian menjelaskan bahwa pengertian pengawasan adalah suatu proses mengamati pelaksanaan dari semua kegiatan atau aktivitas organisasi untuk menjamin agar semua tugas yang sedang dijalankan sesuai dengan rencana.”
7. Sarwoto
“Sarwoto menjelaskan bahwa pengertian pengawasan adalah aktivitas manajer dalam mengupayakan supaya tugas dan pekerjaan bisa dilaksanakan sesuai dengan perencanaan yang sudah ditentukan.”
Fungsi Pengawasan
Dilihat dari tujuan dan sasaran pengawasan yang sudah dijelaskan sebelumnya, maka pengawasan ini memiliki berbagai fungsi pokok, yaitu sebagai berikut.
1. Untuk mencegah terjadinya berbagai kesalahan dan penyimpangan.
Artinya bahwa pengawasan yang baik dan tepat adalah pengawasan yang mampu mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan, kesalahan, dan penyelewengan.
Untuk dapat mencegah hal tersebut, perlu dilakukan controlling secara rutin yang tegas. Maksud dari tegas disini adalah pemberian sanksi yang seharusnya terhadap penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan tugas.
Dengan cara tersebut diharapkan orang-orang yang terlibat di dalam perusahaan akan selalu bertanggung jawab terhadap tugas yang dijalankannya.
2. Mempertinggi rasa tanggungjawab.
Adanya proses controlling yang dilakukan secara rutin akan mengakibatkan setiap orang yang ada di dalam organisasi akan selalu bertanggungjawab terhadap semua tugas yang dikerjakannya.
Sehingga tidak akan terjadi tindakan yang saling menyalahkan dalam melaksanakan tugas.
Untuk dapat meningkatkan rasa tanggungjawab bisa dilakukan dengan cara membuat laporan secara tertulis tentang penyimpangan yang terjadi, jika memang penyimpangan tersebut tidak bisa dihindarkan.
Supaya sistem laporan tersebut bisa berjalan lancar, dituntut berbagai syarat tertentu, misalnya seperti ke-disiplin-an dalam pelaporan, kemampuan menilai kebenaran laporan, dan lain sebagainya.
3. Untuk menjadikan organisasi dan semua aktivitas manajemen dinamis.
Dengan adanya pengawasan diharapkan se-awal mungkin bisa dicegah terjadinya berbagai penyimpangan. Sehingga semua bagian yang ada di dalam organisasi akan selalu siap dan selalu berusaha supaya tidak terjadi kesalahan pada bagiannya.
Atau dengan kata lain semua bagian akan selalu dalam kondisi yang dinamis tapi tetap terarah dengan sistem manajemen yang baik, sehingga tujuan dari organisasi akan bisa tercapai.
4. Untuk memperbaiki berbagai kesalahan dan juga penyimpangan yang terjadi.
Artinya dengan adanya pengawasan harus bisa diaplikasikan berbagai cara tindakan perbaikan terhadap penyimpangan dan kesalahan yang terjadi.
Hal tersebut dengan maksud supaya kesalahan dan penyimpangan yang terjadi tidak berlarut-larut, yang bisa berakibat pada penurunan profit organisasi atau bahkan bisa menimbulkan kerugian.
Prinsip – Prinsip Dasar Pengawasan
Supaya pengawasan tersebut bisa berhasil sesuai dengan apa yang sudah direncanakan, perlu adanya berbagai prinsip dasar dalam pengawasan.
Prinsip-prinsip tersebut antara lain adalah sebagai berikut.
- Adanya suatu rencana tertentu dalam pelaksanaan pengawasan. Karena dengan adanya suatu perencanaan yang matang pelaksanaan controlling akan tersusun secara rapi. Sehingga perencanaan tersebut bisa dijadikan sebagai alat atau standar pengukur berhasil atau tidaknya pelaksanaan controlling tersebut.
- Adanya pemberian perintah atau instruksi dan wewenang kepada para bawahan.
- Bisa merefleksikan berbagai kebutuhan dan sifat dari setiap aktivitas yang diawasi. Karena setiap aktivitas seperti produksi, pemasaran, keuangan, dan lain sebagainya, membutuhkan sistem pengawasan tertentu sesuai dengan bidangnya masing-masing.
- Bisa segera dilaporkan jika terjadi penyimpangan, kesalahan, dan penyelewengan.
- Pengawasan ini harus mempunyai sifat luwes (fleksibel), dinamis, dan ekonomis.
- Bisa merefleksikan pola dari organisasi. Misalnya seperti setiap kegiatan karyawan harus bisa ter-gambar dalam struktur organisasi atau setiap bagian yang ada harus terdapat standar biaya penyimpangan dalam jumlah tertentu. Jadi jika terjadi penyimpangan yang melebihi standar, maka hal tersebut dianggap sudah tidak wajar lagi.
- Bisa menjamin dilaksanakannya tindakan korektif. Yaitu bisa segera mengetahui apa yang salah, dimana letak kesalahan yang terjadi, dan siapa yang bertanggungjawab terhadap kesalahan tersebut.
Tentunya bagi setiap organisasi, berbagai prinsip dasar tersebut bisa dikembangkan sesuai dengan tujuan dan maksud dari organisasi yang bersangkutan.
