Jenis – Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Terdapat beberapa pengelompokan aplikasi otomatisasi perkantoran, diantaranya sebagai berikut.
1. Pengolah Kata (Word Processing)
Adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis dapat melakukan beberapa macam tugas yang dibutuhkan untuk membuat suatu dokumen ketik maupun cetak.
Word processing ini memberikan suatu kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lainnya.
2. Surat Elektronik (Electronic Mail)
Lebih dikenal dengan nama e-mail, adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para penggunanya mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan.
3. Voice Mail
Hampir sama dengan surat elektronik namun pesan dikirim dengan mengucapkan ke dalam telepon.
4. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menandai acara yang sudah ditetapkan oleh manajer.
5. Konferensi Audio (Audio Conferencing)
Adalah penggunaan suatu peralatan komunikasi suara atau audio untuk membuat suatu hubungan audio di antara beberapa orang yang tersebar atau terpisahkan secara geografis dengan tujuan melaksanakan suatu konferensi.
Keuntungan dari konferensi audio adalah sebagai berikut:
- Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan
- Orang-orang merasa santai berbicara melalui telepon
- Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
6. Konferensi Video
Adalah penggunaan suatu peralatan televisi atau TV dengan tujuan untuk dapat menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. 3 konfigurasi dasar konferensi video:
- Video satu arah dan suara satu arah. Sinyal video dan juga audio (suara) dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan.
- Video satu arah dan audio dua arah. Kemampuan audio (suara) 2 arah dapat memungkinkan orang yang berada di tempat penerimaan dapat berbicara dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang bisa menyaksikan pada gambar video yang sama.
- Video dan audio dua arah. Komunikasi audio (suara) dan video antara semua tempat berlangsung dalam 2 arah.
7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
Adalah penggunaan jaringan computer sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
Persamaannya dengan e-mail adalah keduanya menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama.
Perbedaan konferensi komputer dengan e-mail adalah orang yang menggunakan sistem, dan masalah yang dibahas.
8. Transmisi Faksimile (Facsimile Transmission)
FAX adalah singkatan dari facsimile transmission, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membawa citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan di ujung lainnya.
9. Videotext
Adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CTR. Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext terdapat 3 sumber utama bahannya, yaitu:
- Menciptakan file video text pada komputernya sendiri.
- Berlangganan jasa video text, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file video text yang disediakan oleh jasa tersebut.
- Memperoleh akses ke file video text dari perusahaan lain.
10. Pencitraan (Imaging)
Imaging storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman suatu masalah.
Pencitraan adalah suatu penggunaan pengenalan karakter secara optik dengan tujuan untuk mengubah beberapa catatan berbentuk kertas atau microfilm menjadi format digital untuk dapat disimpan dalam suatu alat penyimpanan sekunder.
11. Desktop Publishing (DTP)
DTP adalah suatu penggunaan perangkat komputer untuk dapat menyiapkan output (keluaran) tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CTR resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP.
Sistem desktop publishing terdiri atas, mikro komputer dengan layar CTR yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing
