Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan dalam peralatan elektronik dengan tujuan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara informasi dengan orang-orang yang ada di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Sistem otomatisasi perkantoran didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja, dan organisasi.
Otomatisasi perkantoran terdiri atas semua sistem elektronik formal dan juga informal. Terutama sistem elektronik yang berkaitan dengan komunikasi tentang informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam atau di luar perusahaan.
- Proses-proses yang terjadi di kantor seperti halnya dengan proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
- Otomatisasi perkantoran berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
- Otomatisasi perkantoran memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Otomatisasi perkantoran sebagi pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
Secara umum tujuan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
- Penggabungan dan penerapan teknologi
- Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
- Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
- Otomatisasi perkantoran memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan suatu masalah.
- Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Adapun tujuan spesifik dari otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
- Penghasilan yang lebih tinggi vs penghindaran biaya
- Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, namun komputer menunda penambahan pegawai yang dibutuhkan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
- Pemecahan masalah kelompok atau tim
- Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ked an dari manajer membuatnya sangat cocok ditetapkan untuk memecahkan masalah kelompok
- Dapat digunakan sebagai pelengkap, bukan pengganti
- Sebagai salah suatu cara untuk komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan. Namun otomatisasi kantor tidak akan bisa untuk menggantikan semua komunikasi. Seperti interpersonal tradisional, percakapan antar muka, percakapan telpon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
