Penerapan Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran dengan Virtual Office
Tahap – Tahap Penerapan Otomatisasi Kantor
Tahap penerapan otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:
1. Tradisional
Penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telpon dan lain sebagainya.
2. Transisional
Tahapan tersebut ditandai dengan mulai digunakan-nya proses pengelolaan data secara elektronik.
Serta dibangunnya berbagai aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
Contoh pembuatan database, general ledger, sistem approval elektronik (EAS).
3. Transformasional
Adalah konvergensi atau penggabungan telekomunikasi dan informasi. Contoh teleconference, video conference, dan lain sebagainya.
Cara Menerapkan Virtual Office
Beberapa strategi untuk dapat menerapkan kantor maya adalah:
- Menyediakan sumber daya komputer
- Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
- Menyediakan perlengkapan non computer
- Menyiapkan sara telpon yang dapat dialihkan
- Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
- Membuat jadwal pertemuan regular
- Melaksanakan urutan-urutan pekerjaan secara teratur
Manfaat Menerapkan Kantor Virtual dalam Bisnis
- Menjadi lebih fleksibel
- Hemat biaya
- Banyak pilihan kerja
- Penghasilan tidak terbatas
- Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga
Keuntungan Kantor Virtual
- Pengurangan biaya fasilitas
- Pengurangan biaya peralatan
- Jaringan komunikasi formal
- Pengurangan penghentian kerja
- Kontribusi sosial
Kerugian Kantor Virtual
- Rasa tidak memiliki
- Takut kehilangan pekerjaan
- Semangat kerja yang rendah
- Ketegangan keluarga
